会议筹备的十个要点一、会议前准备工作1、会前所需准备的文件：、、、、会议议程、桌签、座次表、餐卷、代表证、会议横幅（一般由会议承办宾馆制作）、会议背景PPT下面是小编为大家整理的会议筹备的十个要点4篇,供大家参考。
会议筹备的十个要点篇1
一、会议前准备工作
1、会前所需准备的文件：、、、、会议议程、桌签、座次表、餐卷、代表证、会议横幅（一般由会议承办宾馆制作）、会议背景PPT、房间号码表、会务资料领取表、会议资料、报到处。各文件具体形式如附件。
2、会前准备工作流程
2.1、会议的计划：
（1）确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得的成果等。
（2）确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。
（3）决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。
2.2、确定会议日程。编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。会议流程策划方案(1)议程表。
将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序，编排议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员。
（2）日程表与作息时间表。
会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。
2.3、会议成本预算。
会议的成本=场地租借费+文件资料费+交通费+食宿费+活动费+服务人员的工资+咨询劳务费。
2.4、准备会议资料。
（1）开幕词、工作报告、发言稿等
（2）会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。
2.5、发送会议通知及接受回执。
（1）会议通知：本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面通知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。
会议通知可采用邮寄（包括电子邮件）、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或邀请柬，再加电话征询、确定的双重方式。
（2）回执：为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7天以上并附回执。
回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑和准备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘。
2.6、会场布置，会场根据与会人数选择适当场所，具体要求如下：
（1）会场要整洁、安静、明亮、通风、安全，大小应与人数相适应。按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌签。
（2）主席台席位。
第一排的正中为首席。其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低。前排为主。后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名桌签，便于按位入座。
（3）会场设施。
会场的所有设施必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试（如扩音器的音量大小），以免临时发生故障或出现差错。
2.7、其他准备
会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。同时应准备接送车辆。会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。重要会议应有安全保卫人员和保密措施。会议计划中如安排参观、考察、游览等活动，或赠送资料、纪念品等，必须提前做好准备。
二、会议期间工作
1、会议期间需准备的文件：、、。
2、会议期间的工作流程
2.1、在机场、码头、车站等处，派专人、专车分批分时段按要求接站。
2.2、做好来客接待工作，确认和分发房间，确认重要与会人员用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。
2.3、会场桌椅摆设确认：灯光/音响/麦克风/银幕/讲台/幻灯机/投影机一一检视无误。检查会议所需资料是否完备。
2.4、会议现场：专人负责参会人员的引领，签到，分发会议资料。
2.5、专人负责会场的协调事务工作（包括投影仪的准备、饮水的准备、礼金的发放以及会场温度控制等）。
2.6、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
2.7、协调会议期间的交通工具的安排。
2.8、会议接待人员应全程跟踪会议，以便及时和与会者保持联系，出现突发事件能以最短的时间解决。
三、会议后续工作
1、会议后需准备的文件：参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、会议纪要、新闻稿、返程票登记表。
2、会议后的工作流程
2.1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。
2.2、会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。
2.3、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总，总结工作及印刷发放代表通讯录。
2.4、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。
2.5、欢送代表工作。
2.6、会议费用的结算工作。
四、人员职责
1、会务负责人
1)联络协调
—对内负责与所领导及各科室负责人的沟通，制定会议计划书及工作进度表，确保会议顺利完成；
—对外负责与各参会领导及参会人员之间的联络，确认人员名单及行程安排；
—协调会务工作人员的活动。
2)制定会议方案并实施
—负责拟定和调整会议方案，会议组织程序，并上报相关领导审核；—负责协调各职能组分工，并确认工作安排和进程。
3)会场及住宿安排
—负责会议酒店（场地）接洽、预订及协议签订；
—负责会议期间与会人员的食宿等问题的安排。
4)负责审核会议对外的文本资料内容及相关合作协议
—各类资料内容的确认审核；
—确定印刷地点；
—会场布置的审核。
5)制定可行性预算
6)同会议发言人及各位贵宾联系
2、会务助理
1)各类文本的起草、修改，资料的编排、制作
—根据会议的要求，负责会议通知书的设计、制作及印刷；
—负责会场背景效果图的设计与制作；
—代表证、餐券的设计与制作。
2)负责重要人员的联络事宜
—负责重要人员的行程安排的联系、确认；
—负责重要人员的机(车)票的预订；
—负责重要人员的专人接、送及陪同安排；
—负责重要人员在会议期间的用车安排。
3)负责与会代表联络事宜
—负责会议通知书的寄发及确认回执工作；
—负责会务资料的收集、确认并输入数据库；
—如会议信息有变，负责与与会代表联系，及时告知。
4)负责会场的管理工作
—负责会场及仪器设备的管理；
—提前做好仪器设备的调试工作；
—负责会场影像/通讯的管理（计算机、PPT资料收集汇总、同传设备等）；—确保会议期间演讲嘉宾PPT的收集、正常播放及__。
5)负责交通管理及安全措施
—负责用车计划；
—负责确定车辆行走路线和确保路线的畅通及用车安全。
6)负责会场安全保障工作
—负责对可能存在和未知的安全隐患进行检查并制定解决方案
7)会务帐务管理
—会前负责制定收入、支出预算表
—会后负责制作收入、支出明细表
—负责会务费用分配方案的制定、上报及落实
3、应急人员
1)负责资料袋或者礼品袋物品的装放与分发。
2)负责参会人员的引领、接待。
3)负责就餐秩序的控制。
4)负责会中其他应急工作。
会议筹备的十个要点篇2
一、会议时间：20XX年7月15日10:00-11:00
二、会议地点：二楼办公室
三、参会人员：张经理、王经理、朱适、段玉红、张帅、李
琴、邱伟恒、刘珍娣、谭玲。
四、会议主持：张经理、王经理
五、会前准备工作：
1、根据领导的会议要求，确定出会议议题。
2、利用电话、邮件等通讯工具通知参会人员参会时间，地会议流程策划方案点，同时告知参会人员会议的名称及内容，以便参会人员整理好相关资料，做好充足的准备工作。
3、组织各参会人员按时到场，明确自己所在职位的工作职责范围。
4、制作出会议的各项日程，编排好会议的相关程序，制定出一系列的注意事项，根据这些注意事项作出相对应的应急方案。
5、会场的布置要充分反映会议主旨，简明扼要，突出重点。
（1）会场要悬挂横幅，横幅上的字要直击中心议题。
（2）会场要安放一台投影仪，以便更好的反映出会议的核心问题，同时用数据的形式更能直观展现出该问题的实质，有针对性的想出一整套的解决方案来解决目前存在的问题。
（3）确定好明确的会场区域后，再对会议桌的摆放形式进行调整。
（4）会场还要对主席台位置做一个明确的设定，在设定好位置后，落实主席台的领导人，再进行一一安排座次，并告知参会人员所在座次的编号，根据编号设置发言席，再设定的发言席上摆放席签、话筒，在开会前期要对话筒进行试音，确保话筒的音质。
（5）还要注意的是会场的环境对会议的开展也起着至关重要的作用。会场的灯光照明设施，通风效果，录音、录像的好坏直接决定了本次会议的成功与否，因此要对这些设施设备进行细致的检查。
（6）为了让会议的气氛不会显得那么紧张，可以在会场内摆放少量的花，既缓减压力，又烘托气氛。
6、后勤部门要对参会人员提供一些辅助性的帮助。比如：水、食宿、用车、医疗保健、安全保卫等。
7、开 www..c n 展此次会议还要考虑对会议做好会议发言、投票、发奖、集体照相等一系列的准备工作，以确保会议不会因为某些环节而影响会议的正常举行。
8、把所有会前准备工作做好后再对其进行重新检查一遍，最后向领导汇报工作。
六、会中的服务与组织
1、工作人员要提前1小时到会场，仔细检查会场前期的准备情况，确保没有遗漏的环节。
2、完善签到工作，准确了解参会人员的到场情况，尤其是主席台领导人及发言人是否到齐，对还没有到的参会人员进行二次通知，询问原因，对已到场的参会人员发矿泉水，并进行材料的分发工作。
3、按照原计划的编排方式让参会人员从前往后依次就座。
4、后勤部门维持好会场秩序，参会人员提前5分钟进会场就座，与会议无关的人员及时离开会场，并关闭会场大门，在开会期间手机调成震动或静音，不准擅自离开会场，不准接电话，保持会场的安静。
5、行政人员在开会期间要做好会议记录，写好会议简报。
6、为了弘扬公司文化，在开会过程中安排专门人员进行现场拍照，会后可将这些图片放至网上，做后期公司文化的宣传，同时为了加深参会人员之间的友谊，对参会人员组织照相。
7、行政接待人员为参会人员提前预定返程车票、火车票、飞机票等。
七、会后会场的收尾工作
1、会议结束后，检查所带工作资料和物品（包括会签）是否全部带齐。
2、根据参会人员离开的时间，安排工作人员对参会人员进行护送。
3、回公司后及时对此次会议做好文件的清退、收集和归档等工作。
4、为了让此次会议开展的更有意义，可以安排新闻媒体对此次会议进行全方位的报道。
会议筹备的十个要点篇3
一、会议时间：20XX年7月15日10:00-11:00
二、会议地点：二楼办公室
三、参会人员：张经理、王经理、朱适、段玉红、张帅、李
琴、邱伟恒、刘珍娣、谭玲。
四、会议主持：张经理、王经理
五、会前准备工作：
1、根据领导的会议要求，确定出会议议题。
2、利用电话、邮件等通讯工具通知参会人员参会时间，地会议流程策划方案点，同时告知参会人员会议的名称及内容，以便参会人员整理好相关资料，做好充足的准备工作。
3、组织各参会人员按时到场，明确自己所在职位的工作职责范围。
4、制作出会议的各项日程，编排好会议的相关程序，制定出一系列的注意事项，根据这些注意事项作出相对应的应急方案。
5、会场的布置要充分反映会议主旨，简明扼要，突出重点。
（1）会场要悬挂横幅，横幅上的字要直击中心议题。
（2）会场要安放一台投影仪，以便更好的反映出会议的核心问题，同时用数据的形式更能直观展现出该问题的实质，有针对性的想出一整套的解决方案来解决目前存在的问题。
（3）确定好明确的会场区域后，再对会议桌的摆放形式进行调整。
（4）会场还要对主席台位置做一个明确的设定，在设定好位置后，落实主席台的领导人，再进行一一安排座次，并告知参会人员所在座次的编号，根据编号设置发言席，再设定的发言席上摆放席签、话筒，在开会前期要对话筒进行试音，确保话筒的音质。
（5）还要注意的是会场的环境对会议的开展也起着至关重要的作用。会场的灯光照明设施，通风效果，录音、录像的好坏直接决定了本次会议的成功与否，因此要对这些设施设备进行细致的检查。
（6）为了让会议的气氛不会显得那么紧张，可以在会场内摆放少量的花，既缓减压力，又烘托气氛。
6、后勤部门要对参会人员提供一些辅助性的帮助。比如：水、食宿、用车、医疗保健、安全保卫等。
7、开 www..c n 展此次会议还要考虑对会议做好会议发言、投票、发奖、集体照相等一系列的准备工作，以确保会议不会因为某些环节而影响会议的正常举行。
8、把所有会前准备工作做好后再对其进行重新检查一遍，最后向领导汇报工作。
六、会中的服务与组织
1、工作人员要提前1小时到会场，仔细检查会场前期的准备情况，确保没有遗漏的环节。
2、完善签到工作，准确了解参会人员的到场情况，尤其是主席台领导人及发言人是否到齐，对还没有到的参会人员进行二次通知，询问原因，对已到场的参会人员发矿泉水，并进行材料的分发工作。
3、按照原计划的编排方式让参会人员从前往后依次就座。
4、后勤部门维持好会场秩序，参会人员提前5分钟进会场就座，与会议无关的人员及时离开会场，并关闭会场大门，在开会期间手机调成震动或静音，不准擅自离开会场，不准接电话，保持会场的安静。
5、行政人员在开会期间要做好会议记录，写好会议简报。
6、为了弘扬公司文化，在开会过程中安排专门人员进行现场拍照，会后可将这些图片放至网上，做后期公司文化的宣传，同时为了加深参会人员之间的友谊，对参会人员组织照相。
7、行政接待人员为参会人员提前预定返程车票、火车票、飞机票等。
七、会后会场的收尾工作
1、会议结束后，检查所带工作资料和物品（包括会签）是否全部带齐。
2、根据参会人员离开的时间，安排工作人员对参会人员进行护送。
3、回公司后及时对此次会议做好文件的清退、收集和归档等工作。
4、为了让此次会议开展的更有意义，可以安排新闻媒体对此次会议进行全方位的报道。
会议筹备的十个要点篇4
一、会议前准备工作
1、会前所需准备的文件：、、、、会议议程、桌签、座次表、餐卷、代表证、会议横幅（一般由会议承办宾馆制作）、会议背景PPT、房间号码表、会务资料领取表、会议资料、报到处。各文件具体形式如附件。
2、会前准备工作流程
2.1、会议的计划：
（1）确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得的成果等。
（2）确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。
（3）决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。
2.2、确定会议日程。编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。会议流程策划方案(1)议程表。
将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序，编排议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员。
（2）日程表与作息时间表。
会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。
2.3、会议成本预算。
会议的成本=场地租借费+文件资料费+交通费+食宿费+活动费+服务人员的工资+咨询劳务费。
2.4、准备会议资料。
（1）开幕词、工作报告、发言稿等
（2）会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。
2.5、发送会议通知及接受回执。
（1）会议通知：本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面通知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。
会议通知可采用邮寄（包括电子邮件）、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或邀请柬，再加电话征询、确定的双重方式。
（2）回执：为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7天以上并附回执。
回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑和准备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘。
2.6、会场布置，会场根据与会人数选择适当场所，具体要求如下：
（1）会场要整洁、安静、明亮、通风、安全，大小应与人数相适应。按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌签。
（2）主席台席位。
第一排的正中为首席。其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低。前排为主。后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名桌签，便于按位入座。
（3）会场设施。
会场的所有设施必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试（如扩音器的音量大小），以免临时发生故障或出现差错。
2.7、其他准备
会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。同时应准备接送车辆。会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。重要会议应有安全保卫人员和保密措施。会议计划中如安排参观、考察、游览等活动，或赠送资料、纪念品等，必须提前做好准备。
二、会议期间工作
1、会议期间需准备的文件：、、。
2、会议期间的工作流程
2.1、在机场、码头、车站等处，派专人、专车分批分时段按要求接站。
2.2、做好来客接待工作，确认和分发房间，确认重要与会人员用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。
2.3、会场桌椅摆设确认：灯光/音响/麦克风/银幕/讲台/幻灯机/投影机一一检视无误。检查会议所需资料是否完备。
2.4、会议现场：专人负责参会人员的引领，签到，分发会议资料。
2.5、专人负责会场的协调事务工作（包括投影仪的准备、饮水的准备、礼金的发放以及会场温度控制等）。
2.6、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
2.7、协调会议期间的交通工具的安排。
2.8、会议接待人员应全程跟踪会议，以便及时和与会者保持联系，出现突发事件能以最短的时间解决。
三、会议后续工作
1、会议后需准备的文件：参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、会议纪要、新闻稿、返程票登记表。
2、会议后的工作流程
2.1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。
2.2、会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。
2.3、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总，总结工作及印刷发放代表通讯录。
2.4、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。
2.5、欢送代表工作。
2.6、会议费用的结算工作。
四、人员职责
1、会务负责人
1)联络协调
—对内负责与所领导及各科室负责人的沟通，制定会议计划书及工作进度表，确保会议顺利完成；
—对外负责与各参会领导及参会人员之间的联络，确认人员名单及行程安排；
—协调会务工作人员的活动。
2)制定会议方案并实施
—负责拟定和调整会议方案，会议组织程序，并上报相关领导审核；—负责协调各职能组分工，并确认工作安排和进程。
3)会场及住宿安排
—负责会议酒店（场地）接洽、预订及协议签订；
—负责会议期间与会人员的食宿等问题的安排。
4)负责审核会议对外的文本资料内容及相关合作协议
—各类资料内容的确认审核；
—确定印刷地点；
—会场布置的审核。
5)制定可行性预算
6)同会议发言人及各位贵宾联系
2、会务助理
1)各类文本的起草、修改，资料的编排、制作
—根据会议的要求，负责会议通知书的设计、制作及印刷；
—负责会场背景效果图的设计与制作；
—代表证、餐券的设计与制作。
2)负责重要人员的联络事宜
—负责重要人员的行程安排的联系、确认；
—负责重要人员的机(车)票的预订；
—负责重要人员的专人接、送及陪同安排；
—负责重要人员在会议期间的用车安排。
3)负责与会代表联络事宜
—负责会议通知书的寄发及确认回执工作；
—负责会务资料的收集、确认并输入数据库；
—如会议信息有变，负责与与会代表联系，及时告知。
4)负责会场的管理工作
—负责会场及仪器设备的管理；
—提前做好仪器设备的调试工作；
—负责会场影像/通讯的管理（计算机、PPT资料收集汇总、同传设备等）；—确保会议期间演讲嘉宾PPT的收集、正常播放及__。
5)负责交通管理及安全措施
—负责用车计划；
—负责确定车辆行走路线和确保路线的畅通及用车安全。
6)负责会场安全保障工作
—负责对可能存在和未知的安全隐患进行检查并制定解决方案
7)会务帐务管理
—会前负责制定收入、支出预算表
—会后负责制作收入、支出明细表
—负责会务费用分配方案的制定、上报及落实
3、应急人员
1)负责资料袋或者礼品袋物品的装放与分发。
2)负责参会人员的引领、接待。
3)负责就餐秩序的控制。
4)负责会中其他应急工作。
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