■ 王骥云
作为我国档案事业的重要组成部分，突发事件档案管理对国家政治、经济、文化、社会、生态等方面的安全和现代化建设具有极其特殊的作用和价值，应该引起高度重视。从新冠疫情爆发、亚洲象北移等突发事件来看，加强突发事件档案管理是建设档案强国的需要，是档案事业自身发展的需要，也是建设平安中国和维护国家安全的需要。如何做好突发事件发生前、发生中、发生后归档文件材料的收集和整理，强化突发事件档案管理，值得我们深入思考研究。
2020年12月，长期栖息在西双版纳的“短鼻家族”亚洲象群一路向北迁移。2021年4月16日，17 头亚洲象从普洱市墨江县迁移至玉溪市元江县境内，其中2 头亚洲象于4月24日返回墨江县，剩余15 头亚洲象继续北移，途经玉溪市元江县、红河州石屏县、玉溪市峨山县、玉溪市红塔区、昆明市晋宁区、昆明市安宁市。2021年6月8日，15 头亚洲象踏上“南返”之路，7月7日，1 头离群独象被成功活捕后安全送返西双版纳自然保护区勐养片区；
8月12日14 头亚洲象进入普洱市墨江县，返回传统栖息地。北移象群历时120 余天持续北移和南返，迂回行进1400 多公里，途经普洱、玉溪、红河、昆明4 个州（市），元江、峨山、红塔、易门、新平、晋宁、安宁、石屏、墨江等9 个县（市、区）。在国家林草局全力指导和云南省委、省政府的正确领导下，通过各级、各部门的共同努力，北移亚洲象全部安全南返，象群总体情况平稳，沿途未造成人、象伤亡，北移亚洲象群安全防范和应急处置工作取得决定性胜利。
在此期间，全省共出动安全防范工作人员2.93 万人次，无人机共飞行3609 架次，布控应急车辆1.65 万台次，疏散转移群众15.96 万人次，投放象食近216 吨。受理亚洲象肇事损失申报案件1501 件，评估定损512.52 万元。据不完全统计，对云南“亚洲象北移”进行报道的国内外媒体超过3000 家，相关报道超过6500 篇，覆盖全球180 多个国家和地区。人民日报、新华社、中央广播电视总台、光明日报、《焦点访谈》和《新闻调查》等国内媒体、栏目纷纷点赞。
整个亚洲象北移事件，从最初的各级部门积极组织各方力量有效应对，到全民全社会关注，全球各大媒体争相报道，充分展现了习近平生态文明思想在云南省的重要生态成果，考验了全省上下协调、前后衔接、专业有序应对这一突发事件的能力，为今后科学研究、应急保障提供了大量的原始数据和科学依据。云南省林业和草原局作为野生动物业务主管部门，全程调度指挥积极参与，顺利处置完成此次事件。事后云南省林草局档案室对此次事件各类档案进行了专门收集归档。现以此次事件为例，浅谈突发事件的档案收集归档工作。
1.归档文件材料的收集整理
1.1 发文收集整理。按照国家档案局《重大活动和突发事件档案管理办法》第十六条规定，省林业和草原局对此次事件中本局发文进行了收集整理，共115 件，包含各类工作方案、应急预案、请示、通知、函件、处理意见、报告、专报、批复、政务信息、总结等。此类文件材料按照《电子档案单套管理一般要求》以OFD 格式电子公文形式收集，沿用文书档案管理办法，按主办处室分类对文件进行整理归档。并收集整理省林业和草原局网站关于亚洲象北移南迁各类信息27 条。
1.2 各级来文收集整理。一是收集有关亚洲象北迁事件各级部门来文262 件，包含2021年1月以来，普洱、西双版纳、临沧等地林草部门各类亚洲象活动、个别事件监测预警报告；
2021年4月以来亚洲象北移活动的预警工作专报；
网络舆情通报；
各地政府应急防范方案；
专题会议纪要；
上级领导对各类报告的批示；
国内外各大新闻媒体的采访函等。二是收集整理自5月中旬大象北移到8月大象回迁各大媒体新闻、评论246 篇，其中人民日报14 篇、新华社22 篇、央视网56篇、央广网8 篇、光明日报15 篇、中国日报12篇、中国新闻网11 篇、云南发布57 篇、云南日报16 篇、云南电视台8 篇、云南广播电台1 篇、澎湃新闻19 篇、红星新闻7 篇，按时间顺序对以上各类收文转换为电子公文以文书档案形式进行整理归档。
2.声像档案的收集整理
在亚洲象北移整个事件处理过程中，由林草、应急、森林消防、公安等部门和各科研教学机构的专家学者及资深大象监测员组成的现场指挥部应急值守89 天，机动13789 公里，地面监测跟踪66 小时，无人机共飞行3609 架次，1435 小时，3175 公里。相关部门通过无人机、地面监测设备和手机等设备对象群移动轨迹、象群休整觅食、应急处置过程等进行了视频录制及照片拍摄，产生了大量声像资料。各类资料报送省林业和草原局对应处室。事件结束后局档案室对各处室留存视频及照片进行了备份归集，并按时间顺序进行了相应整理，共收集各类视频资料2142条，主要记录象群动态活动情况及前方各单位部分工作情况；
收集照片资料1047 幅，主要记录象群静态活动情况，数据量达1T 左右。
突发事件是不可预测事件，这就给与之相关的文件材料的收集管理带来挑战。这就要求档案工作者具有高度的工作敏锐性，及时跟进事件进展，做好突发事件档案全程跟踪和收集整理工作。本次亚洲象北移事件的档案收集工作，笔者认为尚存在如下问题。
1.所收集归档文件材料时间短。此次亚洲象北移事件历时9 个月，但收集整理的各类归档文件材料主要集中在事件过程中的4 至8月，因未把握好先机，故未形成全程跟踪和收集整理的良好工作机制，导致文件材料不够齐全完整。
2.所收集归档文件材料来源单一。本次亚洲象北移事件档案主要来源于现场指挥部、本部门各个基层单位组织的前方观测组和相关单位报送、主流媒体的报道等，没有直接从村民、群众处获取的材料，也未收集新媒体、国外媒体相关报道，所收集档案资料来源单一，仅能体现政府主管部门处理事件的过程。
3.视频资料数据量不大。此次亚洲象北移事件档案存档实时数据部分仅为相关处室整理后移交的2000 多条几十小时的实时视频数据。前期多个亚洲象监测点固定机位24 小时实时数据未做整理移交。
实践表明，突发事件的档案管理工作，涉及单位的各部门，必须统筹推进。
一是要建立并完善突发事件档案工作应急管理机制。各单位应制定突发事件档案管理工作方案，建立各部门参与的档案工作机制，才能在最有效的时间范围内，及时完成突发事件相关文件材料的收集和整理，确保突发事件归档文件材料的系统完整。
二是要及时结合突发事件实际研究制定归档范围。就亚洲象北移这一事件的归档文件材料，笔者认为，还应该收集如下内容，如其他相关政府部门对此次事件产生的文件材料；
各大新闻媒体、网站、微信、微博、抖音、快手等媒体的相关视频、短视频、照片；
网站客户端、公众号推文，微博相关言论；
前期多个亚洲象监测点固定机位24小时实时数据，甚至各相关纪录片、访谈等影视作品都应当收集。
三是要规范整理声像档案。由于前期收集声像档案仅是按时间顺序进行了相应整理，文字说明未加以完善，在下一步整理声像档案过程中，应及时添加时间、人物、地点、事由、背景、摄影者六要素的文字说明，整理完善后及时编制目录分类归档。
四是完善档案数字化保存。亚洲象北移事件的各类档案已完成数字化加工整理，并通过硬盘进行保存。在传统的硬盘物理保存形式外应发挥互联网云备份优势，将数据打包上传，实现云保存，增长档案保存时限，确保数据安全，方便今后档案内容的开发利用。
五是积极开展重大活动突发事件档案利用和开发。在亚洲象北移事件一案中，部分档案资料为政府公开信息，还有大量媒体相关信息，此类信息具有公开性。这部分档案资料可以以大事记、专题汇编、举办陈列展览、拍摄专题片等形式向社会公开，及时发挥档案价值，提高档案利用效率。
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